Erfolgreich delegieren in sieben Schritten
von Falko Graf - www.Falko-Graf.de

Delegieren, also Aufgaben durch andere Menschen getan bekommen, klingt nach einem bequemen Weg selbst nichts machen zu müssen. Dem ist nicht so oder wie es im Englischen heißt:

“Delegating work works, provided the one delegating works, too.”

Was beim Delegieren zu tun ist? Ganz einfach: Fördern Sie Ihre Mitarbeiter und befolgen Sie sieben Schritte.

Fördern Sie Ihre Mitarbeiter

Sie können prinzipiell drei Dinge delegieren. Aufgaben, Funktionen und Projekte. Sie sind in zunehmendem Maß anspruchsvoll. Zunehmend anspruchsvollere Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, fördert sowohl, die Fähigkeiten als auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

• Aufgaben sind eher simple Tätigkeiten, z. B. eine Inventurliste erstellen.

• Funktionen sind etwas schwierigere Aufgaben, z.B. die Buchhaltung. Bei Firmengründung übernimmt der Chef die Buchhaltung selbst. Später bekommt jemand diese Funktion delegiert und ist dann komplett dafür zuständig.
   
• Projekte sind noch größere und komplexere Aufgaben, z.B. die Suche nach einer externen Buchhaltungsfirma. Die Person, die mit damit betraut wird, schaut sich entsprechende Firmen an, sucht die beste aus, bespricht alles, macht den Vertrag und ist dann die Liaison zu dieser Firma.

Lassen Sie Mitarbeiter also zunächst Aufgaben machen, dann Funktionen und danach Projekte. Damit ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, sich zu bewähren und zu verbessern.

1. Warum ich?

Der erfolgreiche Unternehmer John Davison Rockefeller hat es einmal so formuliert: "Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas tun soll, was ein anderer für einen erledigen kann."

Wenn Sie also morgens Ihren Posteingang anschauen, fragen Sie Sich bei jeder Aufgabe: Warum ich? Warum soll ich das tun? Bin ich die Person hier, die dies unbedingt tun muss? Falls nicht, dann suchen Sie die die Person, die diese Aufgabe am besten ausführen könnte. Natürlich rufen Sie nicht den Vorstandsvorsitzenden an, wenn es darum geht eine kleine Inventur zu machen - Selbst wenn er es am besten könnte. Suchen Sie die geeignete Person der Effizienz halber auf möglichst niederer Hierarchieebene.

Die Mitarbeiterauswahl ist der schwierigste Teil des Delegierens. Wenn Sie die richtige Person auswählen, gut, aber wählen Sie die falsche Person, so liegt die Verantwortung hierfür bei Ihnen, nicht bei der ausgewählten Person.

2. Delegieren Sie im Dialog

Führen Sie ein Zwiegespräch mit dem Mitarbeiter, dem delegiert wird. Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe genau verstanden ist und er weiß, was von ihm erwartet wird. Klären Sie offene Fragen.

3. Legen Sie Fälligkeitstermine fest

Einigen Sie Sich mit dem Mitarbeiter bezüglich der Termine. Unrealistisch kurze Fristen und zu lang gedehnte Zeiträume helfen weder dem Mitarbeiter noch Ihnen. Was soll bis wann abgeschlossen sein? Wann soll das Projekt fertig sein? Wann wird man sich zwischendurch treffen? Halten Sie die Termine schriftlich fest.

4. Weisen Sie auf Ressourcen hin

Klären Sie mit dem Mitarbeiter ab, welche Ressourcen benötigt werden, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann.

5. Stellen Sie den Mitarbeiter vor

Machen Sie den Mitarbeiter X mit den Mitarbeitern Y und Z bekannt, mit denen er zusammenarbeiten soll. Sagen Sie vor allen, dass Mitarbeiter X ab sofort für das delegierte Thema zuständig ist und bitten Sie Y und Z ihn zu unterstützen. Damit bewirken Sie, dass Y und Z fortan Fragen an X richten (und nicht an Sie). Außerdem zeigen Sie Ihren Support für Mitarbeiter X und das Projekt und sichern ihm und dem Projekt damit die Unterstützung durch Y und Z.

6. Übergeben Sie die gesamte Aufgabe

Schwierig, denn dies bedeutet: Übergeben und dann nicht einmischen. Insbesondere Vorgesetzte die an sich selbst hohe Standards anlegen, sind gelegentlich enttäuscht von dem was ‚ihr bester Mann’ macht, sind schockiert was bei einer delegierten Aufgabe herauskommt.

Oft tendieren sie dazu sich einzumischen oder gar nachzuarbeiten. Bedenken Sie, Sie haben die Aufgabe übergeben!!! Machen Sie kein Re-work. Wenn nötig, können Sie zwischendurch einen Rat geben, wie die Aufgabe erledigt werden kann.

„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“, sagte US-Präsident Theodore Roosevelt (1858-1919)

7. Verlangen Sie Fortschrittsberichte

Einigen sie sich, wann und wie oft Fortschrittsberichte (Progress Reports) eingereicht werden sollen. Sie sind Standard beim Delegieren. Fortschrittsberichte ermöglichen zwei Dinge: Erstens, Sie können den Fortschritt des delegierten Projekts verfolgen. Zweitens, der Mitarbeiter weiß dass er auf dem richtigen Weg ist, wenn Sie seinem Report zustimmen.

Verdeutlichen Sie ihren Mitarbeitern, dass sie mit Berichten für ihre Arbeit sprechen können (zumal ihre Arbeit nicht für sich selbst sprechen kann) um so positiv auf sich selbst aufmerksam zu machen. Das ist gut für die Promotability der Mitarbeiter, also dafür, sich selbst als beförderungswürdig zu profilieren.

Richtiges Delegieren bringt Erfolg für alle Beteiligten. Dem Mitarbeiter, damit dem Vorgesetzten und damit der Firma.

Ihnen viel Erfolg durch Delegieren!

Ihr Falko Graf, M.A.
 

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